Zeven tips om beter zakelijk te kunnen gaan schrijven in het Engels

businessman writing

Zakelijk schrijven in het Engels wordt onderschat, behalve door professionals die bids en andere proposals schrijven en hiermee direct verantwoordelijk zijn voor omzetgeneratie en dus een hard bedrijfsdoel, waarop ze direct worden afgerekend. Buiten dit soort rollen wordt zakelijk schrijven onderschat en gezien als iets dat je erbij doet en niet te moeilijk over moet doen. Een goed geschreven Engelstalige brief, rapport of reactie op een online review kan alleen wel maken of breken.

Heb jij dit ook door en wil je weten hoe je dit beter zou kunnen doen? Hoewel het in mijn vakgebied niet gebruikelijk is om in het Nederlands iets over het Engels uit te leggen, weet ik ook hoe druk je het hebt. In deze post geef ik je hierom zeven tips in het Nederlands en laat ik je zien hoe je effectiever in het Engels kunt gaan schrijven.

Waar moet je op letten?

  1. Bedenk wat de lezer nodig heeft en moet weten. Voor een lezer is het prettig als je direct ter zake komt en het duidelijk is met wel doel je het document geschreven hebt. In e-mails kun je dit na de opening vermelden en in een rapport benoem je dit in de introductie. Zo houd je alles helder.
  2. Een zakelijk document moet vooral goed leesbaar zijn. Dit doe je door ervoor te zorgen dat de opbouw en structuur van je tekst goed is. Omdat veel mensen direct beginnen met schrijven, gaat dit nogal eens mis en dat leidt tot ideeën die van de hak op de tak springen en aanverwante ongemakken, vanuit de lezer dan.
  3. Zorg ervoor dat je document niet alleen een kop en een staart heeft, maar ook op een dieper niveau goed in elkaar zit. Aanhakend op het vorige punt is er vrijwel niets ergers als lezer dan geconfronteerd worden met een document waarin argumenten niet goed zijn uitgewerkt. Dat de schrijver iets benoemd heeft, betekent nog niet dat het zonder meer geaccepteerd en opgevolgd wordt. Heb je te maken met een groep Nederlandse medewerkers, dan is het handig rekening te houden met het meenemen van je doelgroep in de totstandkoming van je besluitvorming. Met andere woorden: het is in het geval van deze doelgroep handig om even uit te leggen waarom sommige beslissingen genomen zijn en waarom het belangrijk is dat ze gehoor geven aan je verwachtingen of aan die van de organisatie waar je voor werkt. Je kunt dit niet alleen inhoudelijk doen, maar ook door goed gebruik te maken van pronouns die het zelfstandig naamwoord (het beleid, de beslissing, of iets anders) vervangen, zodat je tekst goed leesbaar is.
  4. Zet in het document wat je van de lezer verwacht nadat hij of zij je document gelezen heeft. Misschien een open deur, maar vergeet niet om in de conclusie van of onderaan het document te vermelden wat de volgende stappen zijn voor de lezer. Moet jouw lezer iets overwegen, zijn of haar gedrag aanpassen en/of iets concreets ondernemen? Aangezien de lezer van je document het stuk hoogstwaarschijnlijk eenmalig zal gaan lezen, is het wel handig als er in staat wat je verwachtingen zijn. Dit kunnen bijvoorbeeld verwachtingen zijn vanuit een support afdeling, het management, of een serviceafdeling die direct met consumenten werkt. Doordat je aangeeft wat je wilt dat de lezer doet, kan veel miscommunicatie voorkomen worden.
  5. Let op je taalgebruik. Wanneer je verwachtingen kenbaar maakt let dan op je taalgebruik. Gebruik beleefdheidsconventies en vergeet je ‘pleases and thank yous’ niet. Let verder op het gebruik van modal verbs (let op woorden als ‘must’, ‘have to’, ‘should’) en zogenaamde afzwakkende woorden als ‘possibily’ en ‘potentially’. Soms is het handiger om je boodschapper wat harder in te zetten en soms juist niet. Het doel van je document bepaalt wat een goede beslissing zal zijn. Meer over grammaticale onderwerpen zal ik delen op een ander moment.
  6. Zorg ervoor dat je vakjargon vermijd en gebruik vooral heldere taal. Dit heb je vast en zeker vaker gehoord, maar vergeet niet dat de lezer van je document mogelijk geen onderdeel van je organisatie is en dus niet zonder meer dezelfde taal spreekt in termen van vakkennis. Ook kan het zijn dat je collega’s niet hetzelfde kennisniveau hebben als jij, door formele opleidingsachtergrond of simpelweg niet dezelfde interne documenten gelezen heeft of dezelfde meetings heeft bijgewoond. Door heldere taal (plain English in dit geval) te gebruiken voorkom je miscommunicatie.
  7. Zorg ervoor dat er geen spelfouten of typefouten in je document staan. Er zijn nog meer dingen waar je op zou kunnen letten, maar zorg er tenminste voor dat dit soort fouten niet erin staan. Kun je dit niet voorkomen doordat je bijvoorbeeld last hebt van dyslexie? Spreek dan intern even af dat iemand je werk naleest of huur iemand in die dit voor je doet.

Hopelijk heb je nu een beter beeld van de punten waar je in ieder geval op moet letten wanneer je documenten schrijft in het Engels. Wil je sparren hierover of heb ik een vraag? Laat het dan gerust weten en stuur me een mailtje: info@lsalingua.nl. Ik denk graag even met je mee.

If you have found this post useful, please like it and follow us to stay informed about such topics
error
fb-share-icon
Follow by Email
YouTube
LinkedIn
Share
Instagram